Truyền Thông Là Gì? Vai Trò Và Các Bước Để Xây Dựng Kế Hoạch Truyền Thông

 

1. Truyền Thông Là Gì?

 

1.1 Khái niệm

 

Truyền thông là quá trình truyền tải thông tin, hình ảnh, tin tức,… từ một nguồn đến một người hay nhiều người khác nhau nhận thông tin, nhằm tăng sự kết nối, hiểu biết và nhận thức. Quá trình truyền thông có thể thông qua nhiều phương tiện, kênh khác nhau. Truyền thông không chỉ giới hạn trong việc truyền tải những thông tin, hình ảnh đơn giản mà còn liên quan tới cách thông điệp được xây dựng, truyền tải và khả năng nhận thức của người nhận.

 

 

Phân loại các phương tiện truyền thông:

 

- Truyền thông đại chúng (Mass Media) gồm: truyền hình, radio, báo chí, tạp trí và các phương tiện truyền thông trực tuyến lớn.

- Truyền thông xã hội (Social Media) gồm: các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram, X, TikTok,… - những nơi người dùng có thể tạo và chia sẻ các nội dung.

- Truyền thông trực tuyến gồm: Website, blog, video trực tuyến.

- Truyền thông ngoại tuyến gồm: Các cuộc họp, sự kiện, họp báo, quảng cáo,…

- Truyền thông nội bộ: là sự giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp để truyền tải các thông điệp nội bộ và thúc đẩy sự hiểu biết với doanh nghiệp.

 

1.2 Vai trò của truyền thông

 

- Truyền thông giúp doanh nghiệp/nhãn hàng tăng cường nhận diện thương hiệu của công chúng; phủ sóng thông tin của sản phẩm tới công chúng thông qua quảng cáo và các chiến lược truyền thông.

- Truyền thông giúp doanh nghiệp, tổ chức xây dựng được mối quan hệ với khách hàng qua các kênh truyền thông mạng xã hội, tạo được sự tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng. Thông qua truyền thông, doanh nghiệp cũng có thể hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng sản phẩm và các chính sách hậu mãi.

- Đối với nhà nước, truyền thông mang vài trò quan trọng trong việc truyền tải các thông tin về pháp luật, văn hóa giúp công chúng nhận thức và thay đổi hành vi.

- Truyền thông trong doanh nghiệp giúp hỗ trợ đưa những thông tin quan trọng của cấp trên đối với cấp dưới. Doanh nghiệp cũng có thể dùng truyền thông để cung cấp những thông tin cần thiết, hình thành nên văn hóa nội bộ của doanh nghiệp.

 

2. Các Bước Xây Dựng Kế Hoạch Truyền Thông Cho Doanh Nghiệp

 

 

2.1 Bước 1: Phân tích mô hình SWOT

 

“Biết địch biết ta, trăm trận trăm thắng”. Trước khi bắt đầu một dự án ta phải thực sự hiểu về doanh nghiệp của mình đang có những gì? Cơ hội và thách thức của thị trường, đối thủ đặt ra là gì?

Phân tích mô hình SWOT (Strengths – Điểm mạnh, Weaknesses – Điểm yếu, Opportunities – Cơ hội, Threats – Thách thức) cần được làm cẩn thận để có thể dự đoán những diễn biến có thể xảy ra tiếp theo. Dựa vào SWOT ta hoàn toàn có thể vẽ ra được toàn cảnh của nội bộ bên trong và thị trường bên ngoài doanh nghiệp, kết hợp các chữ cái của SWOT ta có:

S – T: Tận dụng điểm mạnh đối phó với thách thức.

W – O: Khắc phục điểm yếu để tận dụng cơ hội.

O – T: Tận dụng cơ hội đối phó với thách thức.

W – T: Tích hợp giải quyết điểm yếu và thách thức cùng một lúc.

 

 

2.2 Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông

 

Bạn không đặt ra các kế hoạch nếu như không biết rõ bản thân muốn gì. Xác định được mục tiêu truyền thông có thể là tăng độ nhận diện thương hiệu, tăng doanh số bán hàng, cải thiện hình ảnh công ty,… sẽ giúp bạn có được những quyết định phù hợp với mục tiêu đã đặt ra. Mục tiêu càng rõ ràng sẽ càng dễ dàng đo lường.

 

2.3 Bước 3: Nghiên cứu đối tượng mục tiêu

 

Nghiên cứu đối tượng mục tiêu chính là nghiên cứu tệp khách hàng mà doanh nghiệp, tổ chức hướng tới trong kế hoạch truyền thông này. Thông qua việc nghiên cứu đối tượng sẽ giúp bạn xây dựng được đúng chân dung của khách hàng và có những cách tiếp cận phù hợp. Đặt ra những câu hỏi phù hợp:

- Đối tượng mục tiêu hay tệp khách hàng doanh nghiệp muốn hướng tới là ai? Khoảng tuổi tác? Giới tính?

- Đặc điểm của tệp khách hàng này là gì?

- Nên sử dụng phương pháp nào để có thể tiếp cận họ tốt nhất? Ví dụ nếu đối tượng khách hàng từ 16 – 25 tuổi thì nên đẩy mạnh trên các mạng xã hội.

 

 

2.4 Bước 4: Xác định thông điệp truyền thông

 

Thông qua kế hoạch truyền thông này, bạn muốn khách hàng, đối tượng mục tiêu của bạn hiểu được điểu gì? Đó chính là thông điệp truyền thông, trả lời cho câu hỏi tại sao phải lựa chọn sản phẩm/ dịch vụ của bạn trong? Và phải khiến khách hàng ghi nhớ sâu sắc thông điệp đó.

Các loại thông điệp truyền thông:

- Theo hình thức truyền tải: âm thanh, hình ảnh, văn bản, video, đài phát thanh, truyền hình, báo chí, mạng xã hội và các kênh truyền thông khác.

- Theo mục đích: giáo dục, tuyên truyền, quảng cáo, bán hàng, chia sẻ thông tin, nâng cao độ nhận diện,…

- Theo đối tượng: đối tượng tiềm năng, người tiêu dùng, các nhà đầu tư, toàn thể công chúng,…

- Theo phương tiện truyền thông: truyền hình, phát thanh, radio, tạp chí, các kênh mạng xã hội, website,…

- Theo thời gian: Thông điệp ngắn hạn hay thông diệp dài hạn.

- Theo hình thức truyền thông: bài hát, văn, thơ, hình ảnh, banner,…

Muốn tạo được thông điệp truyền thông đúng hướng, bạn cần hiểu và làm rõ được nhu cầu và mong muốn của khách hàng, đánh thẳng vào tâm lý muốn mua sản phẩm của họ.

 

2.5 Bước 5: Xây dựng kế hoạch cụ thể

 

 

Việc xây dựng kế hoạch chi tiết, cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp trong quá trình thực hiện không bị bối rối và thực hiện một cách có hiệu quả. Các kế hoạch cần được thực thi:

- Lựa chọn phương tiện, hình thức truyền thông nào để phù hợp với khách hàng?

- Nội dung truyền thông là gì?

- Đối tượng tham gia vào kế hoạch truyền thông?

- Quá trình tiếp cận?

- Thời gian thực hiện kế hoạch truyền thông?

- Phương án dự phòng khi xảy ra rủi ro?

 

2.6 Bước 6: Phân bổ ngân sách và điều chỉnh kế hoạch

 

Sau khi đã có được kế hoạch cụ thể và từng đầu việc, ta cần phân bổ nguồn ngân sách sao cho hợp lý với từng đầu việc được chia ra. Kế hoạch lập ra càng chi tiết, ngân sách sẽ càng được cụ thể, ít bị sai xót. Tuy nhiên, sau khi đệ ngân sách cần thiết và kế hoạch lên, ban quản lý sẽ có những điều chỉnh thêm bớt hay cắt giảm các đầu việc, ngân sách.

 

2.7 Bước 7: Đo lường đánh giá, điều chỉnh kế hoạch

 

Cuối cùng là kiểm tra, đánh giá kế hoạch truyền thông. Sau khi có được kết quả sau một thời gian thiết lập kế hoạch truyền thông, ta có thể biết được kế hoạch đó có hiệu quả hay không? Nếu chưa hiệu quả mà hoạt động truyền thông trong thời gian dài, ta có thể có những điều chỉnh lại sao cho phù hợp và có hiệu quả hơn.

Đánh giá và đo lường kết quả của hoạt động truyền thông cũng giúp cho những kế hoạch sau của doanh nghiệp/ tổ chức rút được kinh nghiệm, tránh đi vào vết xe đổ của kế hoạch trước đó và cải thiện trong tương lai.